Datenschutz

Für Bestattungsunternehmen · Letzte Aktualisierung: 22. September 2026

Für Bestattungsunternehmen und ihre Mitarbeitenden, die unser Partnerportal nutzen oder einen Zugang anfragen. Wie wir die Daten der Familien und der Personen auf den Fotos verarbeiten, steht in der Datenschutzerklärung für Familien.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich: Lo Chiatto & Rüger Solutions GbR
Vertreten durch: die Gesellschafter Sandro Lo Chiatto und Sydney Rüger
Anschrift: Weinbergstraße 47, 71229 Leonberg, Deutschland
Telefon: 0157 51178898
E-Mail: kontakt@dein-erinnerungsvideo.de
Datenschutzanfragen: datenschutz@dein-erinnerungsvideo.de
Datenschutzbeauftragter: nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht besteht

2. Zugangsanfrage

Daten: Vor- und Nachname, dienstliche E-Mail-Adresse, Name und Geschäftsanschrift des Bestattungsunternehmens, freiwillig eine Telefonnummer; Zeitpunkt und Ergebnis unserer Prüfung einschließlich einer etwaigen Ablehnungsbegründung
Verarbeitung: Wir prüfen jede Anfrage von Hand, auch anhand der Geschäftsanschrift. Bei Freigabe erhalten Sie per E-Mail einen sieben Tage gültigen Link zur Vergabe Ihres Passworts, bei Ablehnung eine E-Mail mit Begründung. Ob zu einer E-Mail-Adresse bereits ein Zugang besteht, zeigt das Formular nie an; stattdessen geht ein neutraler Hinweis an diese Adresse.
Zweck: Prüfung der Anfrage, Einrichtung und Verwaltung des Partnerzugangs; die Anschrift erscheint später auf Rechnungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO; für den Schutz des Formulars Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, berechtigtes Interesse: Schutz vor Missbrauch
Speicherdauer: Abschnitt 9

3. Anmeldung und Nutzung des Portals

Daten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Passwort, Zeitpunkt der letzten Anmeldung; IP-Adresse bei der Anmeldung
Verarbeitung: Die Anmeldung läuft über Supabase. Ihr Passwort wird nur als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert; auch wir können es nicht einsehen. Die IP-Adresse erfasst Supabase nur in seinen Server-Protokollen. Fordern Sie ein neues Passwort an, sendet Supabase einen zeitlich begrenzten Link an Ihre E-Mail-Adresse.
Zweck: Bereitstellung und Absicherung des Partnerzugangs
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, berechtigtes Interesse: Durchführung des Partnervertrags mit Ihrem Unternehmen

Aufträge anlegen

Daten: Name, E-Mail-Adresse und optional Telefonnummer der Kontaktperson der Familie, optional der Name der verstorbenen Person, Paket, Lieferoption, gewünschter Termin, optional Ihr Aktenzeichen und eine interne Notiz
Verarbeitung: Wir legen den Auftrag an und senden der Familie den Upload-Link per E-Mail; Sie können ihn zusätzlich als QR-Code zeigen. Im Portal sehen Sie Ihre Aufträge mit den von Ihnen eingetragenen Angaben, dem Bearbeitungsstatus und der finalen Bildzahl. Die hochgeladenen Fotos und den fertigen Film erhält ausschließlich die Familie.
Zweck: Durchführung der Aufträge und des Partnervertrags
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO
Hinweis: Die Familie informieren wir mit der ersten E-Mail darüber, dass wir ihre Kontaktdaten von Ihnen erhalten haben.

Abrechnung

Daten: Stammdaten des Bestattungsunternehmens, abgerechnete Aufträge, Versand- und Zahlungsstatus der Rechnungen
Verarbeitung: Wir stellen dem Bestattungsunternehmen die über das Portal angelegten Aufträge in Rechnung und versenden die Rechnung per E-Mail.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO

4. Aufruf des Portals und Hosting

Das Portal wird von Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA, gehostet und über das Content Delivery Network (CDN) von Vercel ausgeliefert. Die Serverfunktionen laufen in der Europäischen Union.

Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Status- und Fehlercodes, zuvor besuchte Seite (Referrer), Browser und Betriebssystem
Verarbeitung: Vercel erfasst diese Daten bei jedem Aufruf automatisch in Server-Protokollen. Anfragen mit Auftragsdaten leiten die Serverfunktionen an unsere Datenbank weiter, ohne sie bei Vercel dauerhaft zu speichern. Wir führen die Protokolldaten nicht mit Auftragsdaten zusammen und werten sie nicht zu Profilen aus.
Zweck: Auslieferung des Portals, Stabilität und Sicherheit
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; berechtigtes Interesse: sicherer und zuverlässiger Betrieb des Portals
Empfänger: Vercel; eine Verarbeitung technischer Daten in den USA ist möglich (Abschnitt 8)
Speicherdauer: nach den Löschfristen von Vercel

Begrenzung der Anfragen

Daten: je nach Aktion IP-Adresse, Benutzerkennung oder E-Mail-Adresse
Verarbeitung: Aus diesen Angaben wird mit einem geheimen Schlüssel ein pseudonymisierter Prüfwert (Hashwert) berechnet und mit einem Zeitfenster gespeichert. Die Angaben selbst speichern wir dafür nicht. Überschreiten die Anfragen zu einem Prüfwert die zulässige Zahl, werden weitere Anfragen vorübergehend abgelehnt.
Zweck: Begrenzung der Anfragen je Zeitraum, etwa bei Zugangsanfragen, Anmeldung und Passwort-Zurücksetzung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; berechtigtes Interesse: Schutz des Portals vor Missbrauch
Speicherdauer: zwei Stunden

Speicherung in Ihrem Browser

Das Portal verwendet keine Cookies und keine Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Werbezwecken. Ein Einwilligungsbanner gibt es deshalb nicht. Schriftarten und Programmbibliotheken liegen auf unserem eigenen Server; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google oder anderen Schrift- oder Skriptanbietern hergestellt.

Daten: Ihre Anmeldesitzung im Local Storage; die Stammdaten Ihres Bestattungsunternehmens für die Anzeige im Session Storage
Verarbeitung: Die Daten werden nur in Ihrem Browser gespeichert. Die Anmeldesitzung wird bei Anfragen an unseren Server mitgesendet, damit er Sie erkennt. Eine Auswertung findet nicht statt.
Zweck: Anmeldung im Partnerportal
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO
Speicherdauer: Session Storage bis zum Schließen des Browser-Tabs; die Anmeldesitzung bis zur Abmeldung, bis sie abläuft oder bis Sie die Website-Daten in Ihrem Browser löschen

5. E-Mails und Support

E-Mails

Inhalt: Einladung, Links zum Zurücksetzen des Passworts, Rechnungen, Antworten auf Ihre Anfragen
Werbung: keine Werbe-E-Mails und kein Newsletter
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO
Versand: über den E-Mail-Dienst der IONOS SE (Abschnitt 7), auch für die Passwort-Links von Supabase

Anfragen über das Supportformular, per E-Mail oder Telefon

Daten: Kontaktdaten, Inhalt Ihrer Nachricht, Zuordnung zu einem Auftrag, bis zu drei beigefügte Dateien
Verarbeitung: Erfassung als Vorgang in unserem Support-System und Bearbeitung durch uns
Zweck: Beantwortung Ihres Anliegens
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei Bezug zu einem Auftrag oder dem Partnervertrag; Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO bei Datenschutzanfragen; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, berechtigtes Interesse: Beantwortung Ihrer Anfrage

6. Interne Meldungen

Über neue Aufträge, Zugangsanfragen, Supportanfragen und technische Störungen werden wir intern per Kurznachricht informiert. Diese Meldungen enthalten keine personenbezogenen Daten, sondern nur Angaben wie Paket, Lieferoption, Kategorie der Anfrage oder einen technischen Fehlercode.

7. Dienstleister und Empfänger

Mit Supabase und IONOS bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Empfänger	Aufgabe	Betroffene Daten
Vercel Inc., Covina, Kalifornien, USA	Hosting und Auslieferung des Portals, Serverfunktionen	Technische Verbindungsdaten; Auftragsdaten nur bei der Weiterleitung
Supabase Inc., USA, mit Supabase Pte. Ltd., Singapur; Datenbank in Frankfurt am Main, Deutschland	Datenbank und Anmeldung	Konto-, Auftrags- und Rechnungsdaten
IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland	Server in Deutschland für Auftragsverwaltung, Rechnungen und Support-System; E-Mail-Versand und -Empfang	Konto-, Auftrags-, Rechnungs- und Kommunikationsdaten
Steuerberatung, Rechtsberatung, Behörden und Gerichte	Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Rechtsverfolgung	Nur die im Einzelfall erforderlichen Rechnungs-, Vertrags- und Nachweisdaten

Innerhalb unseres Unternehmens haben nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die Zusammenarbeit benötigen. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

8. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Speicherort: Datenbank und Server liegen in der Europäischen Union.
Zugriffe aus Drittländern: Vercel und Supabase haben ihren Sitz oder Konzerngesellschaften in den USA oder in Singapur. Dort können technische Daten verarbeitet werden oder im Rahmen von Betrieb, Wartung und Support Zugriffe erfolgen.
Garantien: Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Unternehmen in den USA; im Übrigen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO
Kopie anfordern: datenschutz@dein-erinnerungsvideo.de

9. Speicherdauer und Löschung

Daten	Löschung
Portalzugang und eingelöste Zugangsanfragen	bis zum Ende der Zusammenarbeit, danach Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Abgelehnte oder abgelaufene Zugangsanfragen	sechs Monate nach der Entscheidung
Auftragsdaten der Familien	nach den Fristen der Datenschutzerklärung für Familien
Rechnungen an Bestattungsunternehmen	acht Jahre ab dem Ende des Jahres der Ausstellung (§ 14b UStG, § 147 AO)
Versandte E-Mails an Sie im Wortlaut, zum Beispiel Rechnungsversand, Zugangsmitteilungen und Antworten auf Anfragen	sechs Jahre ab dem Ende des Jahres des Versands (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 AO)
Supportanfragen	90 Tage nach der letzten Nachricht; betrifft eine Anfrage Leistung, Preis, Stornierung oder Abrechnung, sechs Jahre als Geschäftsbrief
Prüfwerte zur Begrenzung der Anfragen	nach zwei Stunden
Betriebsereignisse und Versandprotokolle	nach 90 Tagen; für die Protokolle der Hosting-Anbieter gelten deren Löschfristen

Sicherungskopien unserer Dienstleister werden erst mit deren Sicherungszyklus endgültig entfernt. Sie dienen ausschließlich der Wiederherstellung nach einem technischen Ausfall.

10. Ihre Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Das Widerspruchsrecht gilt nicht für Verarbeitungen, die zur Erfüllung des Partnervertrags erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO).

Es genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@dein-erinnerungsvideo.de oder an unsere Postanschrift. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Unternehmenssitz zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

12. Datensicherheit

Portal und alle Verbindungen zu unseren Diensten ausschließlich TLS-verschlüsselt (https)
Passwörter nur als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert
Zugriff nur auf die Aufträge des eigenen Bestattungsunternehmens; keine Einsicht in Fotos und Film
beschränkte Zugriffsrechte und regelmäßige Löschläufe

E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte senden Sie uns keine Zugangsdaten oder sensiblen Angaben unaufgefordert per E-Mail.